PROCEDURA ARCHIWIZACJI PRAC DYPLOMOWYCH NA WNPISM

  1. Po zatwierdzeniu przez Radę Naukową właściwego Instytutu, tematy prac dyplomowych (licencjackich i magisterskich)  są przekazywane do Sekcji Spraw Studenckich zgodnie z obowiązującym wzorem – na początku ostatniego semestru studiów ( 15 ust. 1b Zasady studiowania) nie później niż do 30.03. br.
  2. Pracownicy Sekcji Spraw Studenckich wprowadzają do USOS niezbędne informacje m.in. (na koncie studenta): tematy prac dyplomowych, kod jednostki w której powstaje praca, kod dziedziny pracy, datę zatwierdzenia tematu pracy (data posiedzenia Rady Naukowej), imię i nazwisko promotora, rodzaj dyplomu, program studiów, kod kierunku, kod Erasmusa, seminarium w ramach którego powstaje praca oraz ustawia odpowiedni  status pracy A w APD.      
  3. Po uzyskaniu potwierdzenia o uzyskaniu absolutorium na swoim koncie w USOS (Sekcja studencka udziela absolutorium po zaliczeniu ostatniego etapu studiów, na podstawie zaliczeń udokumentowanych w USOS – na indywidualnym koncie następuje wówczas zmiana roli w systemie z: “student” na: “absolutorium- przed dyplomem”) student składa w Sekcji Spraw Studenckich ostateczną wersję pracy dyplomowej w formie elektronicznej i papierowej podpisanej przez promotora wraz z kompletem wymaganych dokumentów do obrony (patrz: „Aktualne wymogi, które powinna spełniać praca dyplomowa” dostępne na stronie internetowej Wydziału) – nie później niż dwa tygodnie przed planowanym terminem egzaminu dyplomowego.
  4. Promotor przekazuje pracownikowi Sekcji Spraw Studenckich wniosek/informację o składzie Komisji Egzaminacyjnej z proponowanym składem Komisji Egzaminacyjnej (załącznik 1) w terminie  – nie później niż  dwa tygodnie przed planowanym terminem egzaminu dyplomowego.
  5. Sekcja Spraw Studencka wprowadza do usos datę złożenia pracy dyplomowej, średnią ocen ze studiów oraz uzupełnia skład Komisji Egzaminacyjnej (nazwisko recenzenta i przewodniczącego).
  6. Student wprowadza do APD (https://apd.uw.edu.pl - login + hasło z usos) streszczenie pracy, słowa kluczowe, tytuł w języku angielskim, następnie wgrywa do APD plik z pracą w formacie pdf –  nie później niż dwa tygodnie przed planowanym terminem egzaminu dyplomowego.
  7. Promotor i recenzent wpisują w APD recenzję pracy i ją zatwierdzają – najpóźniej 3 dni przed planowany dniem obrony. Brak recenzji w APD we wskazanym terminie skutkuje wstrzymaniem egzaminu dyplomowego do czasu uzupełnienia recenzji i ustalenia nowego terminu obrony.
  8. Promotor zatwierdza pracę do obrony, ustawia odpowiedni status w APD i tym samym kończąc proces archiwizacji.
  9. Pracownik Sekcji Spraw Studenckich drukuje wymagane dokumenty do obrony oraz dwie recenzje pracy dyplomowej. Recenzje te podpisują promotor i recenzent w dniu egzaminu dyplomowego (podczas obrony). Następnie  przygotowane akta studenckie na obronę przekazywane są z Sekcji Studenckiej do odpowiedniego sekretariatu Instytutu.
  10. Pracownik sekretariatu danego instytuty wyznaczony przez Dyrektora Instytutu przekazuje akta studenckie niezwłocznie po obronie z powrotem do Sekcji Spraw Studenckich.
  11. Warunkiem terminowej obrony jest spełnienie wszelkich wymagań formalnych m.in.: uzyskanie absolutorium – posiadanie ocen w USOS, poprawnej archiwizacji pracy dyplomowej, złożenie wymaganych dokumentów oraz uregulowanie należności w usos.