Przygotowanie i złożenie raportu z projektu badawczego – 10 kroków

  • 1. Zakres i sposób składania raportu

    • Zapoznanie się z zakresem danych (merytorycznych, finansowych) wymaganych w danym raporcie (rocznym, okresowym [1] i/lub końcowym).
    • Sposób składania raportu (wersja: drukowana i online, tylko online).
    • Wymagana liczba egzemplarzy [2].

    [1] Raporty do ERC: za trzy okresy po 18 miesięcy i ostatnie sześć miesięcy.
    [2] Poza wymaganiami danej instytucji, może być wymagany dodatkowy egzemplarz na wydziale/w Kwesturze UW.

  • 2. Terminy

    Znajomość terminów składania raportów (zawsze wpisane do umowy o finansowanie projektu).

  • 3. Kontakt

    Regularny kontakt z pracownikami administracji instytutu/wydziału, sekcji finansowej oraz osobami pracującymi w odpowiednich biurach w centrali. Cel:

    • Wzajemne przypominanie sobie o konieczności przygotowywania raportów.
    • Zapoznanie się z terminami obowiązującymi w jednostce.
    • Uzyskanie dodatkowych informacji, rozwiązywanie problemów na bieżąco, otrzymanie wsparcia formalno-organizacyjnego.
  • 4. Raport

    Przygotowanie raportu rocznego/okresowego/końcowego:

    • w oparciu o określony schemat [1];
    • w wymaganej wersji językowej (polskiej – wnioski do MNiSW i do NCN, wyłącznie angielskiej – wnioski do ERC).

    [1] Wzór raportu rocznego/końcowego stawowi obligatoryjny załącznik do umowy o finansowanie projektu zawieranej z NCN.

  • 5. System online

    Wpisanie raportu rocznego/okresowego/końcowego do dedykowanego systemu online (jeżeli jest wymagane [1]), np.:

    [1] Np. raporty z realizacji projektów w ramach Narodowego Programu Rozwoju Humanistyki są składane wyłącznie w wersji papierowej.

  • 6. Konsultacje

    Konsultowanie przygotowanego raportu rocznego/końcowego:

    • pod względem formalnym: z obsługą administracyjną (na szczeblu instytutu/wydziału, w centrali);
    • pod względem merytorycznym: z opiekunem merytorycznym, współpracownikami, wykonawcami;
    • pod względem językowym: z native speakerem (w przypadku aplikacji składanych np. w języku angielskim);
    • pod względem finansowym: z Sekcją Finansową na wydziale, z Kwesturą.
  • 7. Wydruk

    • Przyblokowanie raportu w systemie – brak możliwości dalszej edycji (nie zawsze wiąże się z automatycznym „wysłaniem” raportu do danej agendy).
    • Wydruk raportu, jeżeli jest wymagane jego złożenie w wersji papierowej (w odpowiedniej liczbie egzemplarzy).
  • 8. Podpisy

    Zbieranie podpisów w odpowiedniej kolejności [1]:

    1. kierownik projektu;
    2. bezpośredni przełożony – kierownik katedry lub dyrektor instytutu;
    3. dziekan wydziału;
    4. pracownik odpowiedzialny za finanse projektu na wydziale;
    5. pełnomocnik kwestora na wydziale;
    6. pracownik właściwej sekcji w Kwesturze UW;
    7. kwestor lub zastępca kwestora;
    8. rektor/prorektor.

     

    [1] W przypadku punktów 1–5 często między kierownikiem projektu a podpisującymi pośredniczy administracja instytutu/wydziału, a punktów 6–8 biura centralne: Biuro Obsługi Badań lub Biuro ds. Wspomagania Rozwoju.

  • 9. Wysłanie

    • Wysłanie raportu w formie drukowanej w odpowiedniej liczbie egzemplarzy i z wymaganymi podpisami – pocztą, najlepiej listem poleconym lub poleconym za potwierdzeniem odbioru [1].
    • Wysłanie raportu w formie elektronicznej za pomocą dedykowanego systemu (nastąpi zmiana statusu raportu na „wysłany).

    [1] NCN uznaje termin za zachowany, jeżeli przed jego upływem wniosek w formie pisemnej został nadany w polskiej placówce pocztowej wyznaczonego operatora (aktualnie Poczta Polska SA).

  • 10. Dokumentacja

    Dopełnienie formalności na wydziale/w instytucie:

    • złożenie oryginału lub kserokopii raportu wraz z wszystkimi podpisami i pieczęciami.
X