Podróż służbowa

KRAJOWA

POLECENIE WYJAZDU SŁUŻBOWEGO:

1. Przed wyjazdem należy wypełnić polecenie wyjazdu służbowego, czyli tzw. delegację.  UWAGA! dokumenty powinny zostać złożone najpóźniej 14 dni przed wyjazdem!

2. Przed wyjazdem należy uzyskać podpisy – na pierwszej stronie druku:

  • dziekana jako “wysyłającego”;
  • prodziekana ds. finansowych i rozwoju (w części finansowej);
  • pełnomocnika kwestora na wydziale (w części finansowej).

3. Przed wyjazdem należy odebrać podpisane polecenie wyjazdu służbowego.
4. Podczas wyjazdu należy gromadzić całą dokumentację (bilety komunikacji miejskiej, faktury – nabywcą jest zawsze Uniwersytet Warszawski).
5. Po powrocie należy uzupełnić rachunek kosztów podróży (druga strona druku) w miejscach: “wyjazd”, przyjazd”, “środki lokomocji”.
6. Wyjeżdżający musi podpisać delegację (“Niniejszy rachunek przedkładam”) i złożyć ją do rozliczenia.
7. Do delegacji należy dołączyć:

  • faktury/bilety wraz z potwierdzeniami zakupu (wydruk z terminala lub potwierdzenie z konta);
  • oświadczenie o przekazaniu kwoty należnej z tytułu delegacji na rachunek bankowy wraz z informacją o wyżywieniu w trakcie podróży służbowej.

ŚRODEK TRANSPORTU:

POJAZD PRYWATNY DO PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
Osoba udająca się w podróż krajową może uzyskać zgodę na odbycie jej prywatnym samochodem. Wyjeżdżający jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie używania pojazdu prywatnego do celów służbowych. Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do podróży służbowych następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu zatwierdzonej przez pracodawcę.

UWAGA! Zgodnie z Zarządzeniem nr 61 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 4 sierpnia 2017 r. pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy (po skierowanie należy zgłosić się do dziekanatu).

Stawka za 1 kilometr przebiegu pojazdu w 2016 roku nie uległa zmianie w porównaniu do lat ubiegłych. Zależy ona od rodzaju pojazdu i kształtuje się następująco:

  • stawka za 1 km przebiegu pojazdu dla samochodu osobowego:

  1. o pojemności skokowej silnika do 900 cm3 – 0,5214 zł,
  2. o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3 – 0,8358 zł,

ZAKUP BILETÓW KOLEJOWYCH, AUTOBUSOWYCH I LOTNICZYCH

 

ZAGRANICZNA

WNIOSEK WYJAZDOWY:

  1. Pracownicy UW wypełniają podanie o urlop naukowy, podając informacje o organizacji zajęć dydaktycznych (zastępstwo, odpracowanie) podczas nieobecności.
  2. Należy wybrać środek transportu (informacje poniżej) i ewentualnie sprawdzić ceny biletów (prośba o ofertę w firmie WhyNotTravel). UWAGA! Ze względu na krótkie terminy wykupu biletów o rezerwację w firmie WhyNotTravel należy prosić w momencie składania podpisanego zlecenia zakupu biletu. Jeżeli jest konieczna wiza, zalecamy jej uzyskanie przed zakupem biletu (zdarzaja się odmowy wydania wizy).
  3. Należy wypełnić wniosek wyjazdowy. Wysokość diet reguluje Rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r.
  4. Wypełniony i podpisany (w dwóch miejscach) wniosek wyjazdowy (druk powinien zmieścić się na jednej stronie) należy złożyć do akceptacji dziekana/prodziekana ds. finansów i rozwoju oraz pełnomocnika kwestora. UWAGA! Dokumenty powinny zostać złożone najpóźniej 14 dni przed wyjazdem!
  5. Wniosek wyjazdowy po sprawdzeniu oraz uzyskaniu akceptacji dziekana/prodziekana ds. finansów i rozwoju oraz pełnomocnika kwestora należy złożyć w Sekcji Obrotu Zagranicznego Kwestury UW (ul. Karowa 20, pok. 406, IV piętro).
  6. Wyjeżdżający wykupuje ubezpieczenie wyjazdowe (Kwestura UW, ul. Karowa 20, pok. 405, IV piętro).
  7. Podczas wyjazdu należy gromadzić całą dokumentację (bilety komunikacji miejskiej, faktury – nabywcą jest zawsze Uniwersytet Warszawski).
  8. Zaliczka na wyjazd jest wypłacana we wskazanej formie (gotówką lub przelewem) najwcześniej 7 dni przed wyjazdem.
  9. Z otrzymanej zaliczki trzeba się rozliczyć w ciągu 14 dni od powrotu do kraju – rozliczenie następuje w Sekcji Obrotu Zagranicznego Kwestury UW (ul. Karowa 20, pok. 406, IV piętro). Do rozliczenia kosztów podróży zagranicznej służy formularz rachunek kosztów podróży. Do rachunku osoba wyjeżdżająca załącza oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie poszczególnych wydatków (nie dotyczy diet pobytowych oraz wydatków określonych ryczałtami).

ŚRODEK TRANSPORTU:

ZAKUP BILETÓW LOTNICZYCH
Zakupu biletów można dokonać za pośrednictwem WhyNotTRAVEL – na podstawie wypełnionego (zawierającego źródło finansowania i numer rezerwacji wraz z ceną biletu) i podpisanego formularza zlecenie zakupu biletu lub – jeżeli dotyczy – Zlecenie na zakup biletu na przelot “tanią linią lotniczą”. Zapytania o oferty najlepiej kierować do WhyNotTRAVEL drogą mailową (lista kontaktów). Wybraną ofertę należy dołączyć do zlecenia zakupu biletu.

POJAZD PRYWATNY DO PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH
Osoba udająca się w podróż zagraniczną może uzyskać zgodę na odbycie jej prywatnym samochodem. Wyjeżdżający jest zobowiązany do zawarcia umowy w sprawie używania pojazdu prywatnego do celów służbowych.

UWAGA! Zgodnie z Zarządzeniem nr 61 Rektora Uniwersytetu Warszawskiego z dnia 4 sierpnia 2017 r. pracownicy występujący o zgodę na wykorzystanie samochodu prywatnego do celów służbowych zobowiązani są do wykonania dodatkowych badań z zakresu medycyny pracy (po skierowanie należy zgłosić się do dziekanatu).

Zwrot kosztów za używanie samochodu prywatnego do podróży służbowych następuje na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu zatwierdzonej przez pracodawcę.

ZOBACZ RÓWNIEŻ

Informacje o podróżach służbowych na stronie Biura Współpracy z Zagranicą

X