POMYSŁODAWCA   ⇒  kontakt z Sekcją Obsługi Badań Naukowych/osobami pracującymi w odpowiednich biurach w centrali.

• Poinformowanie o chęci przygotowania wniosku konkursowego.
• Zapoznanie się z terminami obowiązującymi w jednostce.
• Uzyskanie dodatkowych informacji, rozwianie wątpliwości, otrzymanie wsparcia formalno-organizacyjnego.

• Wybór instytucji finansującej/konkursu.
• Zapoznanie się z: regulaminem konkursu, zakresem danych wymaganych we wniosku, instrukcją wypełniania wniosku.
• Odpowiedź na pytania:

– Czy uczelnia jest adresatem konkursu?
– Czy spełniam wymagania formalne stawiane kierownikowi projektu [1]?
– Czy pomysł badawczy wpisuje się w założenia danego konkursu?
– Czy nie jest wymagane spełnienie dodatkowych formalności, np. przedłożenie studium wykonalności [2]?

[1] Np. do konkursu Sonata (NCN) mogą być zgłaszane projekty badawcze realizowane przez kierownika projektu będącego osobą rozpoczynającą karierę naukową posiadającą stopień naukowy doktora – należy przez to rozumieć osobę, która nie wcześniej niż 7 lat przed rokiem wystąpienia z wnioskiem o przyznanie środków finansowych na badania naukowe lub prace rozwojowe uzyskała stopień naukowy doktora. W konkursie Starting Grants (ERC) środki na realizację projektów są przyznawane młodym naukowcom, bez względu na obywatelstwo, którzy posiadają od 2 do 7 lat doświadczenia po ukończeniu doktoratu.

[2] Bywa to wymóg w konkursach inwestycyjnych ogłaszanych przez NCBR. Koszt studium wykonalności jest uzależniony od pracochłonności jego przygotowania, w szczególności od: przedmiotu i złożoności projektu, budżetu projektu, terminu realizacji studium wykonalności, statusu prawnego beneficjenta.

• Zapoznanie się ze sposobem (wersja: drukowana i online, tylko online [1]) oraz terminami składania wniosków [2].
• Odpowiedź na pytanie:

– Czy dysponuję czasem odpowiednim na to, by przygotować dobry, przemyślany projekt badawczy i dopełnić wszystkich formalności?

[1] Np. aplikacje do European Research Council są składane wyłącznie drogą elektroniczną.
[2] W celu udzielenia fachowej pomocy – merytorycznej lub formalnej – niektóre biura uniwersyteckie określają własne terminy przyjmowania wniosków konkursowych, które są wcześniejsze niż daty określone w ogłoszeniach o konkursach.

Przygotowanie wniosku konkursowego:

• w oparciu o określony schemat [1];
• w wymaganych wersjach językowych (polskiej – wnioski do MNiSW, polskiej i angielskiej – wnioski do NCN, wyłącznie angielskiej – wnioski do ERC).

[1] Wnioski do NCN: maks. jednostronicowe streszczenie w języku polskim i języku angielskim, skrócony – maks. pięciostronicowy – opis projektu tylko w języku polskim, szczegółowy opis projektu – maks. 15 stron – wyłącznie w języku angielskim.

* Ubiegając się zarówno o granty międzynarodowe, w szczególności w Programie Horyzont 2020, jak i krajowe, we wnioskach warto zawrzeć informację o prawie UW do posługiwania się prestiżowym logo „HR Excellence in Research”.

Wpisanie wniosku do dedykowanego systemu online, np.:

• PARTICIPANT PORTAL
• OSF

Konsultowanie przygotowanego wniosku:

• pod względem formalnym: z obsługą administracyjną (na szczeblu instytutu/wydziału, w centrali);
• pod względem merytorycznym: z opiekunem merytorycznym, współpracownikami, wykonawcami;
• pod względem językowym: z native speakerem (w przypadku aplikacji składanych np. w języku angielskim);
• pod względem finansowym: z Sekcją Finansową na wydziale, z Kwesturą UW.

• Zablokowanie wniosku w systemie – brak możliwości dalszej edycji (nie zawsze wiąże się z automatycznym „wysłaniem” wniosku do danej agendy).
• Wydruk ostatecznej wersji wniosku, jeżeli jest wymagane jego złożenie w wersji papierowej (w odpowiedniej liczbie egzemplarzy).

Zbieranie podpisów w odpowiedniej kolejności [1]:

1. kierownik projektu, jeśli trzeba: wykonawcy merytoryczni;
   2. bezpośredni przełożony – kierownik katedry lub dyrektor instytutu;
   3. dziekan wydziału;
   4. pełnomocnik kwestora na wydziale;
   5. pracownik właściwej sekcji w Kwesturze UW;
   6. kwestor lub zastępca kwestora;
   7. rektor/prorektor.

[1] W przypadku punktów 1–4 często między kierownikiem projektu a podpisującymi pośredniczy administracja instytutu/wydziału, a jeśli chodzi o punkty 5–6 – biura centralne: Biuro Obsługi Badań lub Biuro ds. Wspomagania Rozwoju.

• Wysłanie wniosku w formie drukowanej w odpowiedniej liczbie egzemplarzy i z wymaganymi podpisami – pocztą, najlepiej listem poleconym lub poleconym za potwierdzeniem odbioru [1].
• Wysłanie wniosku w formie elektronicznej za pomocą dedykowanego systemu (nastąpi zmiana statusu wniosku na „wysłany”; system Participant Portal generuje automatyczne potwierdzenie i przesyła je na adres e-mail kierownika projektu).

[1] NCN uznaje termin za zachowany, jeżeli przed jego upływem wniosek w formie pisemnej został nadany w polskiej placówce pocztowej operatora wyznaczonego (aktualnie Poczta Polska SA).

Dopełnienie formalności na wydziale/w instytucie:

• złożenie kserokopii wniosku wraz z wszystkimi podpisami i pieczęciami;
• wydruk informacji uzupełniającej w przypadku wniosków składanych do Narodowego Centrum Nauki.