Polityka prywatności i plików cookies serwisu WNPiSM UW

Data ostatniej aktualizacji: 28 września 2026 r.

Niniejsza Polityka opisuje zasady przetwarzania danych osobowych oraz stosowania plików cookies i podobnych technologii w serwisie internetowym Wydziału Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych Uniwersytetu Warszawskiego, dostępnym pod adresem https://wnpism.uw.edu.pl/, dalej jako „Serwis”.

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych jest:

Uniwersytet Warszawski
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
telefon: +48 22 55 20 000

W korespondencji dotyczącej Serwisu należy wskazać jednostkę organizacyjną:

Wydział Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych UW
Gmach Audytoryjny WNPiSM
ul. Krakowskie Przedmieście 26/28
00-927 Warszawa
e-mail: wnpism@uw.edu.pl
telefon: +48 22 55 20 218

2. Inspektor Ochrony Danych UW

Uniwersytet Warszawski wyznaczył Inspektora Ochrony Danych. Z IOD można kontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych przez Uniwersytet Warszawski oraz korzystania z praw związanych z tym przetwarzaniem:

e-mail: iod@adm.uw.edu.pl

3. Lokalny kontakt w sprawach ochrony danych

W sprawach dotyczących przetwarzania danych na poziomie WNPiSM można kontaktować się również z lokalnym punktem kontaktowym:

Pełnomocnik Dziekana ds. LODO
mgr Monika Tecław
e-mail: zamowienia.wnpism@uw.edu.pl
telefon: +48 22 55 22 938

Godziny przyjmowania interesantów:

• poniedziałek: 8:00–15:00;
• wtorek: 8:00–15:00;
• środa: 8:00–15:00;
• czwartek: 8:00–15:00;
• piątek: praca wewnętrzna.

Kontakt z Pełnomocnikiem nie ogranicza prawa do bezpośredniego kontaktu z Inspektorem Ochrony Danych UW.

4. Zakres przetwarzanych danych

W związku z korzystaniem z Serwisu mogą być przetwarzane:

• adres IP i przybliżona lokalizacja ustalona na jego podstawie;
• data i czas połączenia;
• adres odwiedzanej podstrony;
• adres strony, z której nastąpiło przejście;
• informacje o przeglądarce, systemie operacyjnym i urządzeniu;
• identyfikatory zapisane w cookies lub podobnych technologiach;
• informacje o odwiedzanych podstronach, czasie wizyty, kliknięciach i przewijaniu strony;
• informacje o błędach i wydajności Serwisu;
• dane podane w formularzach, w szczególności imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu oraz treść wiadomości;
• adres e-mail oraz informacje związane z obsługą newslettera;
• informacje o otwarciu newslettera i kliknięciu zawartych w nim odnośników;
• informacje potrzebne do wykrywania spamu, botów, ataków i innych nadużyć;
• informacje o decyzjach dotyczących cookies i innych technologii.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania

5.1. Funkcjonowanie i bezpieczeństwo Serwisu

Dane techniczne i logi serwera są przetwarzane w celu udostępniania strony, administrowania Serwisem, diagnozowania błędów, wykonywania kopii bezpieczeństwa oraz przeciwdziałania atakom i nadużyciom.

Podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes administratora polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa i prawidłowego funkcjonowania Serwisu.

5.2. Obsługa korespondencji i formularzy

Dane przekazane w formularzu, wiadomości e-mail lub podczas rozmowy telefonicznej są przetwarzane w celu udzielenia odpowiedzi i obsługi zgłoszonej sprawy.

W zależności od przedmiotu kontaktu podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO – gdy sprawa dotyczy zawarcia lub wykonania umowy;
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO – gdy przetwarzanie wynika z obowiązku prawnego;
• art. 6 ust. 1 lit. e RODO – gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO – w pozostałych przypadkach, w ramach uzasadnionego interesu polegającego na prowadzeniu korespondencji i udzielaniu odpowiedzi.

5.3. Analityka internetowa

Google Analytics 4 i Microsoft Clarity są wykorzystywane w celu tworzenia statystyk, analizowania sposobu korzystania z Serwisu oraz poprawiania jego treści, struktury i użyteczności.

Narzędzia te są całkowicie zablokowane do momentu wyrażenia przez użytkownika zgody na analityczne cookies. Przed udzieleniem zgody ich skrypty nie są uruchamiane i nie przekazują danych o wizycie do Google ani Microsoft.

Podstawą przetwarzania jest zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5.4. Zarządzanie zgodami

Consentlane jest wykorzystywane do zapisywania preferencji użytkownika, sterowania uruchamianiem opcjonalnych narzędzi, umożliwienia zmiany decyzji oraz przechowywania dowodu zgody lub odmowy.

Podstawą przetwarzania jest:

• art. 6 ust. 1 lit. c RODO w związku z obowiązkiem wykazania zgody wynikającym z art. 7 ust. 1 RODO;
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie uzasadnionego interesu polegającego na zarządzaniu i dokumentowaniu preferencji użytkowników.

5.5. Ochrona formularzy

Google reCAPTCHA jest wykorzystywane do odróżniania działań człowieka od automatycznych zgłoszeń oraz ochrony formularzy przed spamem, botami i innymi nadużyciami.

Podstawą przetwarzania po stronie administratora jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa formularzy, infrastruktury i użytkowników Serwisu.

5.6. Newsletter i pomiar jego skuteczności

Dane subskrybentów są przetwarzane w celu:

• zapisywania na listę mailingową;
• wysyłania newslettera WNPiSM;
• ustalania, czy wiadomość została dostarczona i otwarta;
• mierzenia kliknięć w odnośniki;
• tworzenia statystyk skuteczności newslettera;
• dostosowywania tematyki i formy przyszłych wiadomości.

Podstawą przetwarzania jest dobrowolna zgoda – art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz właściwe przepisy dotyczące komunikacji elektronicznej.

Zgodę można wycofać w dowolnym momencie za pomocą odnośnika znajdującego się w stopce każdej wiadomości. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

5.7. Roszczenia i archiwizacja

Dane mogą być przechowywane w celu ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Dane objęte obowiązkiem archiwalnym są przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

6. Hosting i logi serwera

Serwis jest utrzymywany z wykorzystaniem usług hostingowych cyber_Folks S.A.

Przy połączeniu z Serwisem serwer może zapisywać:

• adres IP;
• datę i czas połączenia;
• żądany adres URL;
• kod odpowiedzi serwera;
• informacje o przeglądarce i systemie operacyjnym;
• adres strony odsyłającej;
• informacje o błędach.

Logi są wykorzystywane do administrowania Serwisem, zapewnienia bezpieczeństwa, diagnozowania problemów technicznych oraz tworzenia zbiorczych statystyk technicznych.

7. Consentlane

Serwis wykorzystuje platformę zarządzania zgodami Consentlane, której dostawcą jest:

NEXVERA sp. z o.o.
ul. Wólczańska 124/12
90-527 Łódź

Consentlane wyświetla panel zgód, zapisuje preferencje użytkownika i steruje uruchamianiem opcjonalnych narzędzi.

W logu zgody zapisywane są:

• losowy identyfikator zgody;
• zaakceptowane i odrzucone kategorie;
• wersja polityki obowiązująca w chwili dokonania wyboru;
• kryptograficzny skrót adresu IP;
• skrócona informacja o przeglądarce;
• data i czas dokonania wyboru.

Consentlane nie przechowuje adresu IP w postaci jawnej. Logi zgód są przechowywane na serwerach Hetzner Online GmbH w centrach danych znajdujących się w Niemczech.

NEXVERA sp. z o.o. działa jako podmiot przetwarzający dane użytkowników na zlecenie Uniwersytetu Warszawskiego.

Więcej informacji zawiera Polityka prywatności Consentlane.

8. Google Tag Manager

Serwis wykorzystuje Google Tag Manager do technicznego zarządzania skryptami i znacznikami.

Google Tag Manager służy do przekazywania ustawień zgody i sterowania innymi narzędziami. Znaczniki Google Analytics 4 i Microsoft Clarity pozostają zablokowane do czasu otrzymania informacji o wyrażeniu zgody na analitykę.

Google może przetwarzać standardowe logi techniczne związane z pobraniem narzędzia. Informacje o przetwarzaniu danych przez Google znajdują się w Polityce prywatności Google.

9. Google Analytics 4

Po wyrażeniu zgody Serwis uruchamia Google Analytics 4, który umożliwia tworzenie statystyk i analizowanie sposobu korzystania ze strony.

Usługa może przetwarzać:

• identyfikatory cookies i urządzenia;
• adres IP;
• przybliżoną lokalizację;
• informacje o urządzeniu, przeglądarce i systemie operacyjnym;
• informacje o odwiedzanych podstronach;
• źródło wizyty;
• dane o interakcjach z Serwisem.

Do Google Analytics nie są celowo przekazywane dane pozwalające bezpośrednio zidentyfikować użytkownika, takie jak imię, nazwisko, adres e-mail lub numer telefonu.

Dane użytkownika i zdarzeń są przechowywane zgodnie z okresem ustawionym w Google Analytics, nie dłużej niż 14 miesięcy. Ustawienie to nie wpływa na standardowe raporty zagregowane.

Więcej informacji znajduje się w informacji o ochronie danych w Google Analytics oraz Polityce prywatności Google.

10. Microsoft Clarity

Po wyrażeniu zgody Serwis uruchamia Microsoft Clarity w celu tworzenia map kliknięć i przewijania oraz analizowania przebiegu wizyt.

Clarity może rejestrować:

• sposób wyświetlania strony;
• kliknięcia i ruchy wskaźnika;
• przewijanie strony;
• zmianę rozmiaru okna;
• parametry urządzenia;
• błędy techniczne;
• zmiany elementów strony.

Pola formularzy oraz elementy zawierające dane osobowe są maskowane, tak aby wpisywane informacje nie były widoczne w nagraniach sesji.

Według dokumentacji Microsoft nagrania sesji są zasadniczo przechowywane przez 30 dni. Dane o kliknięciach, mapy cieplne i oznaczone sesje mogą być przechowywane przez 9 miesięcy.

Więcej informacji znajduje się w Oświadczeniu o ochronie prywatności Microsoft.

11. Google reCAPTCHA

Formularze są chronione za pomocą Google reCAPTCHA.

reCAPTCHA jest uruchamiana na stronach zawierających chronione formularze niezależnie od wyboru dotyczącego analitycznych cookies. W panelu Consentlane jest wykazywana jako technologia niezbędna do ochrony formularzy.

Google może analizować:

• adres IP;
• informacje o urządzeniu i przeglądarce;
• ustawienia językowe;
• sposób interakcji ze stroną;
• czas wykonania czynności;
• informacje o ruchach myszy lub dotyku;
• cookies i identyfikatory Google;
• informacje potrzebne do oceny ryzyka automatycznego zgłoszenia.

Dane są przekazywane Google w celu przeprowadzenia analizy ryzyka i stwierdzenia, czy formularz jest obsługiwany przez człowieka.

Zablokowanie reCAPTCHA w ustawieniach przeglądarki może uniemożliwić wysłanie formularza. W takim przypadku można skontaktować się z WNPiSM za pomocą adresu e-mail lub telefonu podanego w niniejszej Polityce.

Korzystanie z reCAPTCHA podlega Polityce prywatności Google oraz Warunkom korzystania z usług Google.

12. Newsletter i MailerLite

Newsletter jest obsługiwany za pomocą usługi MailerLite.

Przetwarzane są:

• adres e-mail;
• imię i nazwisko, jeżeli zostały podane;
• data i źródło zapisu;
• informacja o udzieleniu zgody;
• adres IP i dane techniczne związane z zapisem;
• status subskrypcji;
• dane dotyczące dostarczenia lub odrzucenia wiadomości;
• informacje o otwarciu newslettera;
• data i czas otwarcia;
• informacje o klikniętych odnośnikach;
• data i czas kliknięcia;
• podstawowe informacje o urządzeniu i programie pocztowym.

Pomiar otwarć może być realizowany za pomocą niewielkiego, niewidocznego elementu graficznego pobieranego przy wyświetleniu wiadomości. Kliknięcia są mierzone za pomocą odpowiednio przygotowanych odnośników przekierowujących.

Dane te służą sporządzaniu statystyk, ocenie zainteresowania treściami oraz ulepszaniu komunikacji WNPiSM.

Z newslettera można zrezygnować w każdej chwili za pomocą odnośnika w stopce wiadomości.

Więcej informacji znajduje się w Polityce prywatności MailerLite.

13. Kategorie cookies i podobnych technologii

Serwis wykorzystuje następujące kategorie:

Niezbędne

Są wymagane do działania strony, ochrony formularzy, zapewnienia bezpieczeństwa oraz zapamiętania decyzji użytkownika. Obejmują mechanizm Consentlane oraz Google reCAPTCHA na stronach z formularzami.

Preferencje

Pozwalają zapamiętywać wybrane ustawienia i korzystać z dodatkowych funkcji Serwisu.

Analityczne

Służą do pomiaru ruchu i analizowania sposobu korzystania z Serwisu. Obejmują Google Analytics 4 i Microsoft Clarity. Są całkowicie blokowane przed uzyskaniem zgody.

Aktualna lista cookies, ich dostawcy, cele oraz okresy działania jest dostępna w panelu „Ustawienia prywatności” lub „Ustawienia cookies”. Lista wyświetlana przez Consentlane stanowi integralną część niniejszej Polityki.

14. Zarządzanie zgodą

Podczas pierwszej wizyty użytkownik może:

• zaakceptować wszystkie opcjonalne technologie;
• odrzucić wszystkie opcjonalne technologie;
• samodzielnie wybrać poszczególne kategorie.

Brak zgody na analitykę nie ogranicza dostępu do podstawowych treści i funkcji Serwisu.

Zgodę można w każdej chwili zmienić lub wycofać za pomocą przycisku „Ustawienia prywatności” albo „Ustawienia cookies” dostępnego w stopce.

Wycofanie zgody jest równie łatwe jak jej udzielenie i nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

15. Odbiorcy danych

Dostęp do danych mogą otrzymywać:

• upoważnieni pracownicy i współpracownicy Uniwersytetu Warszawskiego;
• cyber_Folks S.A.;
• NEXVERA sp. z o.o., dostawca Consentlane;
• Hetzner Online GmbH;
• Cloudflare, Inc.;
• Google Ireland Limited i właściwe podmioty z grupy Google;
• Microsoft Ireland Operations Limited i właściwe podmioty z grupy Microsoft;
• MailerLite Limited i jego podwykonawcy;
• dostawcy poczty elektronicznej i usług informatycznych;
• podmioty świadczące usługi serwisowe, audytowe lub prawne;
• organy publiczne uprawnione do otrzymania danych.

Podmioty przetwarzające dane na zlecenie administratora działają na podstawie właściwych umów i udokumentowanych poleceń.

16. Przekazywanie danych poza EOG

W związku z korzystaniem z usług Google, Microsoft, MailerLite, Consentlane lub ich podwykonawców dane mogą być przetwarzane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Przekazywanie danych odbywa się na podstawie mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych uzupełnionych, gdy jest to konieczne, dodatkowymi zabezpieczeniami.

Logi zgód Consentlane są w zwykłym toku świadczenia usługi przechowywane na serwerach znajdujących się w Unii Europejskiej. Niektórzy podwykonawcy, w szczególności Cloudflare, mogą przetwarzać dane poza EOG.

Informację o stosowanych zabezpieczeniach można uzyskać od administratora lub Inspektora Ochrony Danych UW.

17. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane przez następujące okresy:

• logi serwera – przez okres wynikający z konfiguracji hostingu i potrzeb związanych z bezpieczeństwem, a następnie są usuwane lub anonimizowane;
• korespondencja i formularze – do zakończenia sprawy, a następnie przez okres wynikający z przepisów kancelaryjnych, archiwalnych lub przedawnienia roszczeń;
• dane Google Analytics 4 na poziomie użytkownika i zdarzenia – nie dłużej niż 14 miesięcy;
• nagrania Microsoft Clarity – zasadniczo 30 dni;
• mapy cieplne, dane o kliknięciach i oznaczone sesje Clarity – do 9 miesięcy;
• log zgody Consentlane – 5 lat od dokonania wyboru;
• dane newslettera i statystyki otwarć oraz kliknięć – do wycofania zgody lub zakończenia prowadzenia newslettera;
• informacje konieczne do wykazania udzielonej zgody lub rezygnacji – do upływu okresu przedawnienia roszczeń;
• dokumentacja podlegająca archiwizacji – przez okres wynikający z przepisów prawa i regulacji UW.

18. Prawa użytkownika

Na zasadach określonych w RODO użytkownik ma prawo do:

• dostępu do danych i uzyskania ich kopii;
• sprostowania danych;
• usunięcia danych;
• ograniczenia przetwarzania;
• przenoszenia danych – w przypadkach przewidzianych w RODO;
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. e lub f RODO;
• wycofania zgody w dowolnym momencie;
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Dane kontaktowe organu nadzorczego są dostępne na stronie Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Realizacja poszczególnych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z RODO lub innych przepisów.

19. Dobrowolność podania danych

Podanie danych w formularzu lub przy zapisie do newslettera jest dobrowolne. Brak danych oznaczonych jako wymagane może uniemożliwić przesłanie formularza, udzielenie odpowiedzi lub dostarczanie newslettera.

Dane techniczne niezbędne do nawiązania połączenia, wyświetlenia strony i zapewnienia bezpieczeństwa są przetwarzane automatycznie.

20. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

WNPiSM nie wykorzystuje danych użytkowników Serwisu do podejmowania wyłącznie zautomatyzowanych decyzji, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie wpływały na użytkownika.

Narzędzia analityczne mogą przypisywać zdarzenia do identyfikatorów technicznych, ale nie służy to podejmowaniu takich decyzji.

21. Odnośniki i treści zewnętrzne

Serwis może zawierać odnośniki lub osadzone treści pochodzące z innych stron, w szczególności serwisów społecznościowych, map i platform multimedialnych.

Po przejściu do serwisu zewnętrznego zastosowanie ma polityka prywatności jego operatora. Osadzone treści powodujące opcjonalne śledzenie użytkownika są uruchamiane dopiero po wyrażeniu właściwej zgody.

22. Zmiany Polityki

Polityka może być aktualizowana w związku ze zmianą prawa, konfiguracji Serwisu, wykorzystywanych narzędzi lub sposobów przetwarzania danych.

Aktualna wersja jest publikowana w Serwisie wraz z datą ostatniej aktualizacji.