1. Konieczne jest uzyskanie pisemnej zgody Dziekana na przeprowadzenie zapytania ofertowego (podanie składa osoba zainteresowana – kierownik projektu/tematu badawczego lub inny pracownik; w przypadku gdy osoba składająca podanie nie jest dysponentem środków, potrzebny podpis dysponenta środków).
2. Należy zapoznać się z Zarządzeniem dot. zamówień publicznych: wypełnić druk 1 – wniosek o udzielenie zamówienia publicznego oraz dołączyć zgodę z pkt 1/poświadczenie posiadania środków na zamówienie (źródło finansowania) oraz druk 2a/2b – wyznaczenie komisji i uzyskać wszystkie wymagane podpisy.
3. Po ustaleniu szczegółowych informacji o publikacji, w tym zwłaszcza:
   a) tytułu;
   b) objętości (liczba znaków ze spacjami);
   c) preferowanego formatu (np. A5, B5);
   d) szacunkowej liczby tabel, wykresów, rysunków, zdjęć, map;
   e) liczby stron drukowanych w kolorze;
   f) minimalnego nakładu;
   g) zakresu oczekiwanych prac wydawniczych: redakcja, sporządzenie indeksu, skład, korekta, projekt okładki, zlecenie recenzji etc.;
   h) warto również przygotować spis treści lub konspekt publikacji oraz jej reprezentatywny fragment, który pomoże wydawnictwu w określeniu, czy będzie zainteresowane wydaniem książki;
   należy wypełnić formularz zapytania ofertowego w zakresie usługi wydawniczej i wysłać go do co najmniej trzech dowolnie wybranych wydawnictw, przy czym obecność wydawnictwa w wykazie wydawnictw monografii naukowych MNiSW jest dodatkowo punktowanym kryterium oceny). W zapytaniu należy określić datę, do której oczekuje się na odpowiedź.
4. Po upłynięciu wskazanego terminu następuje wybór spośród otrzymanych ofert. W razie otrzymania jednej oferty procedura powinna zostać powtórzona.
5. Należy wypełnić druk 3 – protokół w sprawie zamówienia publicznego.
6. Wydawnictwa mają ustalone wzory umów, które zawierają z podmiotami dofinansowującymi przedsięwzięcia wydawnicze (w tym przypadku: z Uniwersytetem Warszawskim). Umowę należy skonsultować na wydziale i przekazać do akceptacji do Biura Prawnego UW.
7. Afiliacja pracownika podana w publikacji musi zawierać nazwę wydziału: Uniwersytet Warszawski, Wydział Nauk Politycznych i Studiów Międzynarodowych.
8. Na okładce książki musi pojawić się aktualny logotyp WNPiSM.
9. Zaakceptowaną przez radcę prawnego umowę należy złożyć – wraz z kosztorysem przygotowanym przez wydawnictwo – do podpisu: pełnomocnika dziekana ds. zamówień publicznych, dziekana i pełnomocnika kwestora.
10. W terminie wynikającym z umowy (po wykonaniu usługi) wydawca wystawia fakturę, którą należy dostarczyć do akceptacji pełnomocnika dziekana ds. zamówień publicznych, dziekana i pełnomocnika kwestora oraz do realizacji/wypłaty. Kserokopia wniosku (druk 1) i protokołu (druk 3) musi być obligatoryjnie dołączona do faktury przedkładanej za wykonaną usługę/dostawę.

z 18.01.2019 r. w sprawie wykazu wydawnictw publikujących recenzowane monografie naukowe

Wykaz wydawnictw monografii naukowych