Przygotowanie i złożenie raportu z projektu badawczego – 10 kroków
1. Zakres i sposób składania raportu
- Zapoznanie się z zakresem danych (merytorycznych, finansowych) wymaganych w danym raporcie (rocznym, okresowym [1] i/lub końcowym).
- Sposób składania raportu (wersja: drukowana i online, tylko online).
- Wymagana liczba egzemplarzy [2].
[1] Raporty do ERC: za trzy okresy po 18 miesięcy i ostatnie sześć miesięcy.
[2] Poza wymaganiami danej instytucji, może być wymagany dodatkowy egzemplarz na wydziale/w Kwesturze UW.2. Terminy
Znajomość terminów składania raportów (zawsze wpisane do umowy o finansowanie projektu).
3. Kontakt
Regularny kontakt z pracownikami administracji instytutu/wydziału, sekcji finansowej oraz osobami pracującymi w odpowiednich biurach w centrali. Cel:
- Wzajemne przypominanie sobie o konieczności przygotowywania raportów.
- Zapoznanie się z terminami obowiązującymi w jednostce.
- Uzyskanie dodatkowych informacji, rozwiązywanie problemów na bieżąco, otrzymanie wsparcia formalno-organizacyjnego.
4. Raport
Przygotowanie raportu rocznego/okresowego/końcowego:
- w oparciu o określony schemat [1];
- w wymaganej wersji językowej (polskiej – wnioski do MNiSW i do NCN, wyłącznie angielskiej – wnioski do ERC).
[1] Wzór raportu rocznego/końcowego stawowi obligatoryjny załącznik do umowy o finansowanie projektu zawieranej z NCN.
5. System online
Wpisanie raportu rocznego/okresowego/końcowego do dedykowanego systemu online (jeżeli jest wymagane [1]), np.:
[1] Np. raporty z realizacji projektów w ramach Narodowego Programu Rozwoju Humanistyki są składane wyłącznie w wersji papierowej.
6. Konsultacje
Konsultowanie przygotowanego raportu rocznego/końcowego:
- pod względem formalnym: z obsługą administracyjną (na szczeblu instytutu/wydziału, w centrali);
- pod względem merytorycznym: z opiekunem merytorycznym, współpracownikami, wykonawcami;
- pod względem językowym: z native speakerem (w przypadku aplikacji składanych np. w języku angielskim);
- pod względem finansowym: z Sekcją Finansową na wydziale, z Kwesturą.
7. Wydruk
- Przyblokowanie raportu w systemie – brak możliwości dalszej edycji (nie zawsze wiąże się z automatycznym „wysłaniem” raportu do danej agendy).
- Wydruk raportu, jeżeli jest wymagane jego złożenie w wersji papierowej (w odpowiedniej liczbie egzemplarzy).
8. Podpisy
Zbieranie podpisów w odpowiedniej kolejności [1]:
- kierownik projektu;
- bezpośredni przełożony – kierownik katedry lub dyrektor instytutu;
- dziekan wydziału;
- pracownik odpowiedzialny za finanse projektu na wydziale;
- pełnomocnik kwestora na wydziale;
- pracownik właściwej sekcji w Kwesturze UW;
- kwestor lub zastępca kwestora;
- rektor/prorektor.
[1] W przypadku punktów 1–5 często między kierownikiem projektu a podpisującymi pośredniczy administracja instytutu/wydziału, a punktów 6–8 biura centralne: Biuro Obsługi Badań lub Biuro ds. Wspomagania Rozwoju.
9. Wysłanie
10. Dokumentacja
Dopełnienie formalności na wydziale/w instytucie:
- złożenie oryginału lub kserokopii raportu wraz z wszystkimi podpisami i pieczęciami.